Es un hecho que Inspección de Trabajo va a elevar sus exigencias con la nueva Ley de control horario: no bastará con llevar un control básico, la norma exigirá trazabilidad digital, accesibilidad remota y sanciones más severas. En este artículo analizamos qué puntos verificará el órgano supervisor, cómo prepararse y qué herramientas pueden ayudarte a cumplir.
¿Qué dice la normativa de control horario y cómo afecta a las empresas?
Desde su aprobación en 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a llevar registro de jornada. Pero la nueva normativa que se perfila para 2026 introduce un salto cualitativo: el control horario dejará de ser meramente documental para convertirse en un sistema digital, objetivo, accesible y auditable por la Inspección de Trabajo.
Entre los cambios más destacados:
- Se elimina la validez del registro en papel o mediante hojas Excel, salvo usos muy excepcionales. Será obligatorio el uso de sistemas de fichaje digitales.
- Los registros deberán ser trazables, inalterables y con marca de tiempo verificable.
- Se prevé que la Inspección tenga acceso remoto a los registros en tiempo real.
- Se ratifica la prohibición de los sistemas de control de acceso biométrico, como el reconocimiento facial o la huella dactilar.
Además, el Ministerio de Trabajo ha confirmado que para 2026 será obligatorio fichar todas las pausas y descansos sin excepción. Las empresas también deberán contabilizar las horas extra y justificar si se abonan mediante salario o se compensan con días de descanso.
Así, el registro horario pasa a ser una obligación documental básica y un elemento crítico en auditorías laborales.
¿Qué verificará la Inspección de Trabajo? Puntos clave de la auditoría de control horario
Cuando la Inspección acuda a revisar los controles horarios, focalizará su atención en elementos esenciales. Aquí los más importantes:
- Cobertura universal: Verificará que todos los trabajadores –con contrato a tiempo completo, parcial, temporales, fijos o eventuales– estén registrados. No hay exclusiones por tamaño o categoría.
- Correspondencia entre horario real y registro: Que las horas fichadas coincidan con la realidad operativa: descansos, pausas, interrupciones, incidencias.
- Integridad del registro: No debe haber modificaciones sin trazabilidad. Toda alteración debe dejar marca (usuario, momento, motivo).
- Accesibilidad del registro: Que los trabajadores, sus representantes y la Inspección tengan acceso a los registros en un formato legible.
- Conservación legal: Se exigirá que los registros permanezcan almacenados al menos 4 años como mínimo.
- Coherencia con nóminas y horas extras: Harán cruzamiento con las nóminas (pagos de horas extras, recargos, horas complementarias) para detectar discrepancias.
- Teletrabajo y trabajo híbrido: En esos casos, exigirá evidencias adicionales de registro remoto, ubicación geográfica o huellas técnicas (IP, app, etc).
Si alguna de estas comprobaciones falla, la empresa estará en riesgo inmediato de sanción. No se trata ya de formalidades: la Inspección exigirá coherencia entre registro, actividad real y salario.
Obligaciones en el registro horario digital: requisitos técnicos exigidos
Para que un registro horario resista el escrutinio de una inspección laboral, debe cumplir con estos requisitos técnicos mínimos:
- Marca de tiempo fiable e inalterable: cada evento (entrada, salida, pausas) debe registrar fecha, hora y contexto, sin posibilidad de “editar sin rastro”.
- Sistema seguro y trazable: auditorías internas, logs, backup, control de accesos.
- Integración y transparencia: poder generar informes fácilmente exportables (PDF, CSV) para entrega instantánea.
- Acceso remoto y verificación online: la Inspección debe poder consultar —o solicitar acceso— al sistema digital sin barreras.
- Cifrado y protección de datos personales: en cumplimiento del RGPD y normativa de privacidad laboral.
- Gestión de incidencias y rectificaciones controladas: cualquier corrección debe quedar documentada (quién, cuándo, por qué).
Estas exigencias se imponen con carácter obligatorio en la nueva normativa de registro horario, y cualquier sistema que no las incorpore podrá ser impugnado ante una inspección.
Software o programas de control horario para cumplir la normativa
No basta con un sistema cualquiera; ante la Inspección, debe tratarse de un software confiable que cumpla los requisitos legales. Aquí tres propuestas destacadas:
Un ejemplo es Kronjop, un software de control horario que incluye asesoramiento por parte de la empresa ante una inspección de trabajo. Su equipo se encarga de orientar al cliente y su programa elabora los informes en tiempo real listos para presentar a Inspección de Trabajo.
Otra opción es HRlog, una plataforma emergente con enfoque normativo, ya orientada a cumplir los requisitos del nuevo marco legal (registro digital, informes, conservación).
Cabe decir que también existen aplicaciones de control horario gratuitas. Al usar alguno de estos programas, la clave es asegurarse de que cumpla todos los requisitos técnicos que anticipa la inspección (ver subtítulo anterior). Si no, aunque uses alguna aplicación de control horario, podrías ser sancionado.
¿Qué sanciones impondrá Inspección de Trabajo por no cumplir el registro horario laboral?
La reforma que se prevé podría endurecer considerablemente las consecuencias del incumplimiento. Aquí los escenarios más relevantes:
- Las sanciones serán por trabajador: ya no se sancionará solo a la empresa en bloque, sino por cada registro que falte o sea defectuoso.
- Multas que pueden alcanzar cifras muy elevadas según gravedad y número de afectados.
- Responsabilidad de la alta dirección y de recursos humanos si no adoptaron medidas preventivas o de supervisión.
- Posible inhabilitación para contratar con la administración pública.
- Reclamaciones judiciales individuales por parte de trabajadores que puedan demostrar perjuicio por falta de registro o registro alterado.
Claves para preparar a tu empresa ante una inspección de control horario
Para minimizar riesgos y garantizar que tu empresa salga airosa, estas son las mejores prácticas:
- Realiza una auditoría interna periódica de los registros comparando actividad real vs fichajes.
- Capacita al personal (RRHH, mandos intermedios, trabajadores) en el uso correcto del sistema.
- Documenta políticas internas claras: pausas, descansos, permisos, incidencias.
- Simula inspecciones internas (peticiones de registros, informes requeridos) para ver qué tan rápido puedes responder.
- Mantén un canal de comunicación claro con los representantes de los trabajadores y evita sorpresas.
- Revisa que el software de control horario esté siempre actualizado conforme a los cambios normativos.
Con estas medidas, reduces mucho la posibilidad de sorpresas desagradables cuando llegue el momento de una inspección real.
Preguntas frecuentes
¿En qué plazo puede la Inspección exigir los registros de jornada?
Lo habitual es que el requerimiento se formule dentro de los plazos de prescripción laboral (generalmente 4 años para reclamar derechos laborales). Se considera que la empresa debe tener los registros listos en ese período.
¿Puede la Inspección revisar los registros de jornadas pasadas que ya se eliminaron?
No: si han excedido los 4 años de conservación exigidos, ya no serán exigibles.
¿Puede la Inspección obligar a la empresa a instalar mecanismos de geolocalización o control biométrico adicionales?
Solo si están amparados por normativa clara y proporcional; la Inspección no puede imponer herramientas que vulneren derechos fundamentales sin base legal.
¿Qué ocurre si solo un puñado de registros presentan anomalías?
La Inspección podría requerir correcciones, sancionar esos casos individualmente o ampliar la muestra para una inspección más profunda.
¿Puede la Inspección exigir sanciones a empleados individuales que alteraron sus fichajes?
Sí, si se demuestra manipulación intencionada individual; pero generalmente recae primero sobre la empresa responsable del sistema.
¿Debo notificar con antelación a los trabajadores que habrá una inspección sobre control horario?
No existe una obligación legal para ello. La Inspección puede actuar de forma sorpresiva, salvo que algún convenio colectivo establezca reglas específicas.
Fuente: cuatro.com (24/10/25) pixabay.com
Más información: