La lucha contra los pagos en dinero B se refuerza con nuevos requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos que utilicen los negocios para expedir tiques. El objetivo es evitar o dificultar y detectar que se pueda cometer fraude, con unos programas que envíen a Hacienda, cada vez que cobra en un bar o una tienda un registro de la factura. Se trata del llamado Verifactu, que entra en vigor en apenas dos meses, en 2026.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre recoge el reglamento que establece los cambios que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Este reglamento desarrolla parcialmente el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), introducido por la ‘ley antifraude’ (Ley 11/2021, de 9 de julio).
La Agencia Tributaria explica entre la dudas frecuentes de su página web (sede.agenciatributaria.gob.es) que en el momento de expedición de la factura, el sistema informático tiene que permitir generar y guardar (no Verifactu) o remitir al momento a la Agencia Tributaria (Verifactu) un resumen de la factura, llamado registro de facturación, que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo. Asimismo, obligan a que se incluya un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.
Las sanciones
En caso de que no se llegue a tiempo, el artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), prevé dos tipos de sanciones, ambas graves, según recuerda la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes:
– A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT y su normativa de desarrollo (reglamento, orden ministerial y documentación relacionada de la sede electrónica de la Agencia Tributaria). La cuantía estipulada es de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
– Cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
– La normativa contempla también sanciones para los negocios que no se actualicen a tiempo. El importe es de 50.000 euros por cada ejercicio a la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
Terremoto en la gestión de facturas: todo autónomo debe conocer Verifactu y la app de Hacienda antes de que sea tarde
Si eres autónomo y todavía no has oído hablar de Verifactu, seguramente te va a tocar ponerte al día muy pronto. Se trata de un sistema de la Agencia Tributaria que permite enviar automáticamente los registros de facturación a Hacienda y así luchar contra el fraude fiscal.
Va a afectar a las empresas y autónomos que usan programas de facturación electrónica, ya que sus programas informáticos deben ser compatibles con Verifactu para remitir los datos de la facturas a la Agencia Tributaria cuando se les solicite.
Hay dos fechas clave para la implantación de este sistema. Desde el 1 de enero de 2026 será obligatoria para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, mientras que el 1 de julio de 2026 se deberán unir el resto de empresas y autónomos que utilicen sistemas electrónicos de facturación.
Por el momento, la Agencia Tributaria ya ha publicado una aplicación gratuita que todas las empresas y autónomos van a tener que utilizar y también una guía sobre cómo hacerlo.
Cómo crear una factura en Verifactu
Tal y como se señala en este documento, el procedimiento para crear una factura es sencillo. Para ello, lo primero que tendrá que hacer el usuario es acceder al apartado Emisión de facturas. Allí podrá elegir entre tres opciones: cumplimentar solicitud, firmar y enviar solicitud y recibo de presentación.
En el caso de la primera opción, es necesario cumplimentar los datos de la persona obligada a emitir la factura. Aparecerán automáticamente en el caso de que se hayan metido previamente en el sistema. Te contamos cómo hacerlo paso a paso.
- Cumplimentar solicitud: Si pulsas Mostrar detalle podrás añadir los datos del domicilio de la persona que emite la factura. También se puede señalar si es una persona física o jurídica y complementar con otros datos como teléfono o correo.
- Cumplimentar datos del cliente: Después hay que incorporar los datos del cliente. Se añade de forma manual en el apartado Nuevo destinatario o completarlo automáticamente si ya se había almacenado previamente.
- Datos de la factura: A continuación hay que incorporar los datos identificativos de la factura. Se puede hacer de forma manual, aunque Hacienda recomienda generar una serie en la gestión de números de serie. Es tanto para crear facturas ordinarias como para rectificativas.
- Datos de la operación: En los datos de la operación hay que incorporar la descripción de la factura y la fecha de la operación solo habrá que añadirla si no coincide esta con la fecha de expedición.
- Productos y servicios: También será necesario añadir los datos de los productos o servicios, así como retenciones o formas de pago.
- Validación y envío: Finalmente, se validará todo el proceso y se generará la factura. En este punto, puedes guardar el borrador y seguir más adelante o bien firmar y enviar la solicitud y terminar todo el proceso.
¿Puedo seguir facturando en excel o word, y evitar VERIFACTU?
Existen voces que afirman que word o excel no son un sistema informático de facturación, y por tanto están exentos de la aplicación de la normativa, en base a la siguiente afirmación:
Pues lo que dicen las consultas vinculantes en cada uno de los casos, es lo siguiente:
“Por el contrario, si la consultante utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023”.
Algunos, como única prueba que sostente su teoría, muestran pantallazos de la respuesta del asistente virtual de la Agencia tributaria, y se quedan con la respuesta de esta.
“En este caso, NO le resulta de aplicación el RRSIF”
El problema… la pregunta
“¿Utiliza un sistema informático de facturación, aunque sólo sea para una parte de su actividad?”. “Si o no”, responden NO.
La pregunta en este caso, no es si se puede utilizar el Word o el Excel para facturar con la nueva normativa, aunque en su argumentación si lo sea.
¿Qué Considera Sistema Informático de Facturación la ley?
Vamos con lo que dice la ley sobre lo que es y no es un sistema informático de facturación.
Artículo 2 del Real Decreto 1007/2023
“2. A los efectos del presente Reglamento, el término factura incluye la factura completa y la factura simplificada, de acuerdo al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
- a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.”
Entonces “¿Se puede defender que un sistema de Word o Excel, aunque se use solo para sacar manualmente una factura, no entra en la definición creada de sistema informático de facturación?”.
Con todos los argumentos, desmentidos, preguntas vinculantes, leyes y reglamento, no parece prudente difundir a diestro y siniestro “Que sí se puede facturar en Word y Excel sin cumplir la normativa VeriFactu”.
Esta información sobre las consultas vinculantes, además de erróena, las consultas no hablan en ningún caso de que se pueda considerar la facturación en Word o Excel como fuera de la definición de sistema informático de facturación, puede ser muy peligrosa para Autónomos y Pymes.
Es más, la interpretación entra en una peligrosa «nebulosa» de interpretación por parte de Hacienda. Sufrir inspecciones fiscales de más para aquellos que no entren en verifactu, o incluso correr el riesgo de sanciones muy elevadas, no es la verdad, muy aconsejable.
Así MUNDO EMPRENDE considera imprudente y peligroso afirmar y difundir que “Se pueda llegar a facturar con Excel o Word cumpliendo con la nueva normativa VERIFACTU”
Fuente: heraldo.es (29/10/2025) elmundo.es (3/11/25) mundoemprende.com pixabay.com
Más información: