Cómo cobrar una factura impagada (caso práctico)

Estar pendiente de facturas impagadas puede hacerte perder tanto tu energía como tu valioso tiempo para tu negocio.

El mejor modo de evitar retrasos en los pagos es enviar facturas con el formato adecuado.

A pesar de todos nuestros esfuerzos, siempre habrá algún cliente que, o bien no tiene fondos para pagarte, o bien retrasa voluntariamente los pagos para controlar su propio efectivo.

Recuerda siempre que tratar con clientes implica también hacer uso del buen juicio, y si, por ejemplo, tienes un cliente desde hace cinco años que de repente deja de pagarte, intenta entender lo que ha ocurrido antes de enviarle un aviso.

En la mayoría de los casos, si no te han pagado una factura atrasada, deberás actuar con rapidez. En este post te explicamos los pasos a seguir para cobrar facturas impagadas.

Qué hacer cuando no te pagan una factura

1. Antes de empezar a reclamar la factura impagada

Una factura con datos incorrectos puede dar lugar a discusiones y retrasos a la hora de cobrar:

  • Comprueba cada dato y cada cifra
  • Revisa la fecha de la factura y los importes
  • Corrobora si los datos del cliente (nombre, nombre comercial y dirección) son correctos
  • Busca en el Registro Mercantil el nombre de la compañía

Si decides recurrir por la vía judicial ten en cuenta que tendrás que demostrar que has seguido un proceso justo, por lo que es aconsejable que guardes bien toda la correspondencia.

2. Anota las fechas y horas de las llamadas de teléfono, así como el nombre de la persona con la que hablaste

Haz un resumen de la conversación que tuvisteis y envía una copia a la persona con la que hablaste, para darles la oportunidad de comprobar lo acordado.

Caso práctico: pasos a seguir cuando no te pagan una factura

Imaginemos que hemos enviado una factura el 1 de abril, con un plazo de pago neto de 30 días. Pasados los 30 días, es decir, el 30 de abril, vence el pago.

Empieza enviando un recordatorio por email pasados un par de días.

Los siguientes pasos a seguir serán:

  • Asegúrate de dirigirte a la persona adecuada y pregunta por la persona de contacto para cuestiones de contabilidad
  • Recuérdale educadamente que existe una factura sin pagar y pregúntale directamente si recibió la factura original
  • Adjunta una copia de la misma

Opciones de recuperación de deudas para pequeñas empresas o personas físicas

1. La mediación

En los primeros momentos de cualquier litigio o controversia, siempre es mejor tratar de resolver la situación a través de la mediación.

El simple hecho de sentarse a hablar puede resolver un problema que puede haberse debido simplemente a una falta de comunicación, a una mala interpretación o incluso hacer sentir al cliente menos molesto por una situación que, sin quererlo, se le ha ido de las manos.

La mediación suele ser más barata que cualquier procedimiento legal, y puede ser suficiente para cobrar tu deuda.

2. La demanda legal

Una carta formal de requerimiento de pago no pasará desapercibida para un cliente que no haya pagado una factura.

Una vez recibida, el cliente tiene 21 días para responder.

Si este ignora la carta o no paga, puedes apelar a la Justicia para que le declare en quiebra o liquidar su empresa.

Puedes enviar la carta tú mismo, pero debes saber que existen estrictos criterios para defenderla.

Te aconsejamos que solicites asesoría legal para que te ayuden a redactar correctamente una carta de demanda legal.

3. La acción judicial

Si no se ha emitido ningún argumento en contra de la factura en cuestión en ningún momento de vuestras comunicaciones, puedes recurrir a la acción judicial. .

Antes de proceder a la denuncia, asegúrate de que puedes probar que ha habido suficiente comunicación con tu cliente, de manera que se entienda el objeto de la denuncia.

Un nombre o dirección incorrecta en una factura pueden ser suficientes para invalidar una reclamación y tener que volver a presentarla.

Una vez completada tu reclamación, tu cliente tiene 14 días para responder.

4. Agencias de cobros o compras de deudas

Como último recurso, siempre puedes vender la deuda a una agencia especializada para recuperar un porcentaje de la factura. Aunque esto podría ser económicamente ridículo, puedes añadir el coste del cobro de la deuda a tu reclamación.

En cualquier caso, sí debes tener en cuenta que el hecho de recurrir a un tercero puede enterrar definitivamente cualquier posibilidad de relación futura con tu cliente.

Si decides recurrir a un tercero para cobrar tu deuda, recuerda los siguientes puntos:

  • Contrata solamente empresas fiables, ya que estarán representando tu nombre y tu marca
  • Pide referencias y estudia bien tu elección
  • No pagues nada por adelantado ni ninguna cuota de inscripción
  • Contrata solamente un servicio que te garantice que solo pagarás si cobras tu factura
  • Lee bien sus términos y condiciones
  • No contrates a nadie que creas que emplee “métodos sospechosos”.

Cobrar a tiempo puede depender simplemente de que tus facturas sean claras y contengan toda la información necesaria.

Otra solución más, que puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo, es utilizar un programa de contabilidad, que puede enviar las facturas profesionales por ti mientras tú te encargas de los pedidos, y evitar así la pérdida de tiempo que supone hacer y enviar las facturas una por una.

Así tendrás más tiempo para concentrarte en lo que mejor haces: mejorar tu negocio.

Fuente: Sage.es (24/7/18) Pixabay.com