La revisión compulsiva de los correos electrónicos es un ejemplo de las tareas improductivas y costosas asociadas a una multitarea absurda que apenas aporta valor y que nos da apariencia de muy ocupados.
Quizá después de leer el titular y la entradilla de este artículo, y al haber llegado a estas líneas, ya no resistas la lectura sin preguntarte si has recibido un nuevo correo electrónico. Ardes en deseos de consultarlo. El impulso irrefrenable de revisar tu smartphone o tu ordenador puede haberse convertido en un problema que afecta a tu trabajo y que tiene, además, consecuencias para tu empresa.
Todo empeora si esta manía la disfrazas de multitarea, convirtiendo esta necesidad casi obsesiva en una aparente actividad con la que haces ver que estás muy ocupado.
En un escenario laboral en el que se lleva decir que uno no tiene tiempo para nada, e ir de agobiado por la vida, la cultura de muchas organizaciones tiende a valorar que estés encima de la tarea sin medir la productividad.
Atender compulsivamente los mensajes del correo o las llamadas del teléfono es un ejemplo de «ladrón del tiempo» en la oficina, al que se pueden unir otros como las reuniones improductivas. Un reciente informe de Bain & Company asegura que un 15% del tiempo colectivo de una organización se pierde en estos comités sin valor, un número que ha aumentado continuamente desde 2008.
Interrupciones como los mensajes inútiles nos quitan 10 puntos de coeficiente intelectual
Según la investigación, una reunión semanal consume directamente 7.000 horas al año de quienes acuden a ella, y además 300.000 horas de toda la compañía entre los subordinados que tenían que prepararla e ir a más reuniones relacionadas con ésta. Multitarea estúpida En todo caso, debes tener en cuenta que la multitarea que apenas aporta valor puede volverte estúpido, y esto se puede demostrar.
Que nuestra atención pase de una tarea a otra, tal como ocurre cuando revisamos el correo electrónico mientras tratamos de leer un informe, perturba nuestra concentración y limita nuestro enfoque.
Cada vez que volvamos a la tarea inicial, tendremos que usar valiosos recursos cognitivos para reorientarnos. Según una investigación de la Universidad de California, cuando estamos profundamente absortos en una actividad, incluso las distracciones menores pueden tener un efecto profundo. Así, recuperar nuestro impulso inicial después de una interrupción puede llevarnos de media unos 20 minutos.
Un experimento realizado en la Universidad de Londres revela que al permitir que nuestro trabajo sea interrumpido por distracciones que, aparentemente, son inofensivas (correos electrónicos o mensajes de texto), perdemos 10 puntos de nuestro coeficiente intelectual. strong>Los trabajadores distraídos por llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto sufren una mayor pérdida de coeficiente intelectual que la de aquellos que fuman marihuana. Interrupciones Las interrupciones constantes reducen la productividad y dejan a la gente la sensación de cansancio y letargo, según una encuesta realizada por TNS Investigación, encargada por Hewlett Packard. Según ésta, la mitad de los profesionales responde a un correo electrónico en los 60 minutos posteriores a haberlo recibido; y uno de cada cinco es capaz de renunciar a un negocio, a una tarea o a un compromiso social para responder a un mensaje.
Gestionar bien el tiempo podría liberar el 20% de las horas laborales en una compañía
Además, nueve de cada diez personas pensaban que los colegas que responden a los mensajes durante una reunión presencial son groseros, mientras que tres de cada diez creen que esto no sólo es aceptable, sino que es un signo de diligencia y eficiencia. Soluciones Según Bain & Company, la mayoría de las compañías podrían liberar al menos un 20% de sus horas laborales si impusieran una mayor disciplina a su gestión del tiempo. Entre los errores que cometen las organizaciones en este sentido, está la falta de claridad en las agendas corporativas. Es necesario definirlas de forma clara y selectiva para que todos sepan cómo utilizar el tiempo extra y descubrir qué tareas podrán ser pospuestas sólo con una penalización.
Tampoco ayuda demasiado la mentalidad de «el tiempo es gratis» cuando se planifica. Se trata de crear presupuestos base cero para el tiempo y que éste se gestione con el mismo rigor con el que se gestionan los activos de capital. Es necesario simplificar las organizaciones, y conviene olvidar la idea de que cualquiera puede planificar, creando una línea de autoridad para decidir, por ejemplo, quién puede pedir y organizar una reunión.
La manía de revisar compulsivamente los mensajes también da alas al fenómeno nocivo de los email bomba, correos electrónicos que algunos «eficaces» tienen la costumbre de enviar justo cuando la jornada está a punto de concluir.
Incluyen demandas exigentes o la resolución de problemas que, una vez satisfechos por parte del afectado, nadie mira al día siguiente, aunque hayan supuesto una noche de trabajo.